公文写作常见错误举例分析

公文写作常见错误举例分析           作者：蒋丽华
    【摘  要】运用具体事例指出公文在使用中常见的文种及格式错误，分析错误的原因，并提出正确的修改意见。
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　　【关键词】公文 写作错误 举析
　　【中图分类号】G【文献标识码】A
　　【文章编号】0450-9889（2014）04B-0068-05
　　公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来十分频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以熟练使用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，大学阶段学习的主要是专业知识与技能，绝大部分大学生很少再接触使用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文知识的匮乏，公文使用常常难免出现差错。本文对公文使用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改意见，旨在减少公文使用的错误，提高公文办理质量。
　　2012年4 月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，广西壮族自治区人民政府办公厅2012年10月根据《党政机关公文处理工作条例》精神及工作需要增加了“答复”这个新公文文种。
　　一、错将日常应用文当做公文
　　（一）直接将“工作总结”当做公文
　　×××关于
　　中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结
4 v' h8 P0 i- L% m, h3 a　　×××：
　　根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量安全监管工作总结报送贵办。请审核。
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　　常用的公文种类中没有“工作总结”这种文种，“工作总结”只是日常应用文并非公文，要将“工作总结”报送常常要依托公文文种“函”来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。”函是公文的一种，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　（二）直接将“说明”当做公文文种
0 ]7 p- B3 g$ O　　×××内陆100吨级渔政船
　　建造项目委托设计费付款说明
% q! F# n1 e# Y7 F1 A; x) u- Z　　×××水运规划设计院：
% ~; M" s! V' e9 |0 ~: n/ p: x　　×××与你院签订的《内陆100吨级渔政船建造项目委托设计协议》已生效，按照协议约定将分期支付设计费。×××隶属于×××，具有法人资格，财务独立核算，但内陆100吨级渔政船建造项目经费属于基建项目，由×××管理。因此，×××内陆100吨级渔政船建造项目设计费统一由×××付款结算，特此说明。
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- l, u: U1 v: V! D　　“说明”只是应有文中的一种，并非是公文文种。要将“说明”报送出去，常常得依托公文文种“函”来完成。正确的写法应将标题修改为：×××关于内陆100吨级渔政船建造项目委托设计费付款有关情况说明的函。
　　（三）直接将“汇报”当做公文
. x; z8 I; W( _　　×××渔牧经贸洽商团参访台湾情况汇报
9 I, P' R, N( t8 x4 ]* `% p　　×××：
; t( I3 k% S0 P) b: ^% N2 L) x　　2013年12月28日至2014年1月5日，以×××为团长的广西渔牧经贸洽商团一行13人对台湾进行了参观访问，洽商团拜会了台湾渔牧业有关部门，参观考察了台湾渔牧业有关企业，洽谈了桂台渔牧业合作有关事宜，完成了预定的任务，取得了预期的成果。现将参访情况汇报如下。
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　　“汇报”通常只是一种口头用语及应用文文种，并非公文文种，“报告”才是公文文种。正确的写法应将标题修改为：×××渔牧经贸洽商团参访台湾情况的报告。
　　（四）直接将“单纯的认可或评审意见”当做公文
　　×××关于
　　广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场
5 s; t- ~5 x* c! N& l　　项目可行性研究报告的审查意见
0 L; _1 T2 C4 t7 u$ F　　×××：
　　根据×××精神，我局组织畜牧、环保、农村能源和标准化管理工作方面的专家对×××进行了评审，认为：2个选建项目符合国家产业政策，符合项目申报条件要求，项目投资规模与饲养规模相一致；项目建设工艺和内容符合奶牛标准化规模养殖场建设规范要求，技术方案合理；项目实施管理措施具体有力，预期经济、社会和生态效益良好；可研报告格式符合有关规定，内容全面完整。现将专家审查意见随文报送贵委，请审示。
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+ G, y. K: M% Y. s% ?) |! ~; X　　“意见”是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核意见只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“意见”这一文种，这种意见的报出常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性研究报告的审查意见的函。
　　（五）直接将“工作要点”当做公文
　　×××局机关及直属事业单位2013年度
　　公共机构节能工作要点
　　为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2013年度公共机构节约能源资源工作要点。
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* f% @3 T6 L/ b6 k+ h: ]　　“工作要点”是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点”常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2013年度公共机构节能工作要点的函。
% w1 t1 t# D5 q2 I; G% R- n　　（六）直接将“公示”当做公文
- _5 j, a% Z- U) x　　关于《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》
: H9 {! r7 M) R& R( t/ U& w　　推荐人选名单公示
8 h/ P& W1 h) B& `8 n1 Y+ j　　×××：
, V: g5 ]6 S+ M3 Y+ M　　根据×××精神，经研究，决定推荐×××等105名科技人员作为《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》培训对象（名单详见附件），现予公示。

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室（邮编：×××；联系电话：×××）。
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　　“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中都没有明确的规定，写作界对此也没有一个明确的说法，因此在运用的过程中，还存在一些问题。目前在制发公示性文书时，通常根据中组部《关于推行党政干部任前公示制的意见》中“需向社会公示的，一般通过报纸、电视、广播等新闻媒体发布公告；在部门（单位）或系统内公示的，可采取公示通知或会议公布、张榜公告等形式”的规定，或使用“公告”，或使用“通知”。因此，“公示”根据其内容只能使用“公示公告”或“公示通知”这两个公文文种。上述标题的正确写法应修改为：×××关于广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划推荐人选名单公示的通知。
+ Q* _; H- A5 l  `- o3 [# K　　二、生造公文文种
　　（一）“复函”代替公文文种“函”
　　关于征求全区社会求助厅际联席会议制度及成员单位职责
　　修改意见的复函
　　×××：
. b2 f5 A+ j( S/ F4 \　　贵厅《关于征求全区社会救助厅际联席会议制度及成员单位职责修改意见的函》（桂民函【2013】1004号）收悉。经研究，我局无修改意见。
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( M3 D* |( g1 D2 O0 o　　公文只有“函”这种文种，而“复函”是生造的公文文种。正确的写法应将标题改为：×××关于全区社会求助厅际联席会议制度及成员单位职责（征求意见稿）修改意见的函。
/ P- u* C$ Z) Y　　（二）用“函复”代替公文文种“批复”
* \' R: F( o3 ^' k2 \　　关于《×××关于提高
　　生猪调出大县奖励资金的请示》的函复
. c" ]7 n2 X: i8 w: E　　×××：
　　你局《××市××区水产畜牧兽医局关于提高生猪调出大县奖励资金的请示》（×××渔牧报[2013]43号）悉，经研究，函复如下：
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6 G6 k  ^/ \' e: G1 d, b+ `+ v　　公文只有“批复”的文种，“函复”是生造的公文文种。正确的写法应将标题改为：×××关于×××水产畜牧兽医局提高生猪调出大县奖励资金有关问题的批复。
" V( ^0 q& w( d1 R, z7 w　　三、误用公文文种
& r+ A# m- F! j, o　　（一）两种公文文种连用
　　例1：
/ L% E. A3 M# `3 h; |　　关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知函
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　　“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种（转发、印发的公文除外）。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”（主送单位为下级单位）或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”（主送单位是平级或不相隶属的单位）。
6 E( t, k6 M  `& C) h　　例2：
　　关于×××项目批复的通知
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　　“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用（转发、印发的公文除外）。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。
　　（二）用函代替通知
　　关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区
. L2 I! k0 V  I5 i& i! c　　备案管理办法（修订稿）》修改意见的通知
6 Z- J0 L+ N' V$ u" ?　　自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县（区）水产畜牧兽医局：
　　《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”（修订稿）送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。
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　　自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法（修订稿）修改意见的函。
5 }; |" b$ M- i　　（三）用“报告”代替“函”
( c* h4 F* T6 I8 ~' E　　关于上报2013年上半年广西生鲜
　　违禁添加物专项监测总结的报告
　　农业部奶业管理办公室：
　　为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳质量安全监测计划的通知》（桂渔牧发[2013]22号）并顺利完成2013年上半年度监测任务，现将专项监测总结上报。
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' j7 X& I( h$ s: U　　主送单位农业部奶业管理办公室与发文单位广西壮族自治区水产畜牧兽医局是平级单位，正确的写法应将标题修改为：关于上报2013年上半年广西生鲜乳违禁添加物专项监测总结的函。
* o) _8 U: H8 a& g& H　　四、公文标题常见错误
5 l! i( M5 M& f7 j. S　　（一）“关于对”连用
6 z. h+ q1 k- _　　关于对广西农业产业化十大龙头企业
/ h7 ^9 e- r& h. ~　　评选方案意见的函
6 h4 n2 w3 C1 o- F' m　　自治区农业产业化联席会议办公室：
  O6 C: ]/ N4 C1 k2 U8 m　　你办《关于征求广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函》（桂农产联办函【2012】3号）收悉。经研究，我局无修改意见。
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8 J8 J& l2 r, y　　“关于”与“对”只能选用其一。正确的写法应将标题修改为：“×××关于广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函”或修改为“×××对广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函”。
　　（二）公文标题过长
　　×××关于贯彻落实×××副书记在自治区“美丽办”呈报的
; b5 l3 X0 T, R) r. f) ^　　《关于积极吸纳现代环保企业力量助推“美丽广西·清洁乡村”活动的建议》上重要批示情况的报告
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　　通常情况下公文的标题字数不宜超过30字。上述标题字数共64个字，明显过长。正确的写法应将标题修改为：×××贯彻落实×××副书记关于积极吸纳现代环保企业力量助推“美丽广西.清洁乡村”活动重要批示情况的报告。
/ w. c. I( \2 {& b　　（三）标题误用书名号
　　关于报送《广西壮族自治区
　　2013年兽药监督执法工作总结》的函
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　　根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现时，应加书名号；凡被批转（转发、印发）的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号。正确写法应将标题修改为：×××关于报送广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。
8 L% H6 m" r3 Y' g/ p3 Z　　（四）公文标题用词不准确
　　例1：
　　×××关于
! g8 p7 m" ]$ t3 A　　印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知
$ v- q7 U( ]  ?" }+ R% E" M0 l　　“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。
　　例2：
　　关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的
　　请示
- B. [  h0 ]3 ]# g　　“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。
. J5 t! b1 `0 Z# |) u9 O　　例3：
* Z6 X6 o! u1 g3 ^, z$ V　　自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目
2 x! q8 e6 m+ r7 d9 ]　　对接洽谈工作团行前培训的函
　　自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。
　　例4：
$ {) @, X- M: p2 m5 P1 k6 J/ n　　×××关于
　　申请延长桂北渔80209号等2艘渔船
# }# \/ e+ w& k1 |7 D. m+ [　　批准书有效期的请示
　　“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。
  t5 f/ L* m0 V5 H& Q/ I　　例5：
: M3 y) ^* f! W  _2 l/ k　　×××关于
　　同意将文明渔港创建项目资金调整为
7 X& y3 e! r+ K, @# P6 d  G) h　　南万渔港航标维修经费的批复
　　“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。
! ?6 O- v* i# g4 G$ L+ ?/ j　　例6：
6 z# x: {+ }( }1 [; u( j( p　　广西×××局关于
& P5 L+ t+ [9 g" u5 s# Y' C6 d　　提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函
; E1 x9 B, Q& y- ~) t$ T　　农业部渔业船舶检验局：
! i3 L% X( l7 n: `  j　　你局《关于提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函》（农渔检[字]函[2013]28号）收悉。现将广西在建大型渔政船拟使用进口船用产品型号和数量呈报，请查收。
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1 Y9 w% T! z, I! m; i- ?　　在工作中上级部门往往要求下级单位提供有关材料。对下级而言，给上级的材料一般用报送来表述。正确的写法应将标题修改为：广西×××局关于报送在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函。
　　（五）公文标题要素不完整
- u9 i  g6 I" N　　关于报送开展“审计整改年”活动工作情况的函
7 c4 L8 c) `0 U8 v4 K　　完整公文标题一般由“发文单位+事由+文种”组成，而且根据广西壮族自治区人民政府办公厅2012年10月印发的《党政机关公文处理工作条例》格式规定，发文单位要求用全称。正确的写法应将标题修改为：广西壮族自治区+单位全称+关于报送开展“审计整改年”活动工作情况的函。
! l. m( d0 \3 M! p# B2 z2 Z　　（六）标题转行或排列错误
　　例1：
　　×××关于报送2013年桂西资
: Q1 O- D, I' K2 j2 K　　源富集区主要任务实施进展情况的函
　　例2：
& Q" e; s  r, D3 }3 q2 j　　广西壮族自治区×××局关于报送
　　“吃空饷”问题专项
　　清理检查自查报告的函
6 g" P1 T1 n- G5 @/ g0 D2 \9 o　　公文标题转行时不能将词语折断，多行标题排列一般为梯形或菱形，不能排列成长方形或上下长、中间短的沙漏形。上述公文标题应分别修改为：
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8 F" e+ ?+ @1 Z" e8 Y/ @0 M) S　　2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：公文成文日期统一使用阿拉伯数字。正确的写法应将落款日期改成2012年6月5日。
* W  x1 V: @$ X" R6 @  ~4 O5 d　　【作者简介】蒋丽华（1964- ），女，湖南洞口人，在职研究生学历，广西水产畜牧学校高级讲师。
　　（责编 刘 影）

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很实用，对工作帮助很大。

学习了，对公文写作中出现的错误进行了详细的分析，很实用。感谢分享。

公文不难，难在其规范，难在其规定，难在其规矩

很实用的错误分析，对于刚从事文秘工作非常受用。

蒋老师说的很好，有借鉴作用。

认真学习，尽量把工作做细做精

蒋老师说的好，看似很小的问题，实则影响重大。

　2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：公文成文日期统一使用阿拉伯数字。正确的写法应将落款日期改成2012年6月5日。 : o8 u- i; `9 k( p 　　【作者简介】蒋丽华（1964- ），女，湖南洞口人，在职研究生学历，广西水产畜牧学校高级讲师。 " k9 J. s2 h' ?- v5 P. j