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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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2 G6 E3 W- `# c, Z% ?2 Y# X3 P老秘观点:
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 ) x8 X7 z' q ?' [4 |
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
& X% ^8 P. O% f$ z* N0 V! R$ c1 p2 s ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 , I* b# X0 S; G0 V" ]6 i. k
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
% [$ S' _- Y* _- I" j$ o ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
. p1 v) s* t! f2 Y3 n ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 ! d/ \( E' c# r4 P! ]0 t; F
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 2 @4 T; I, F! d
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" 4 j9 q2 N S% S2 I j- _) X
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