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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：+ p- b* m5 O W; ~+ \5 k( g' G4 Z
做会议记录，写着写着笔没水了； ! `4 d% z, q/ H; j: h' c0 m
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 w5 x8 c8 `7 l6 b/ g5 |: H) X# [ 用胶水时，找不到刷子； - U" \- W/ A+ P/ b
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ O+ J' l8 S# ~* y2 m, R. V- E! L F# C 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ X& U& [. b5 A6 C 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
}% m* W9 t# E6 w0 C6 ~ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
% k) |4 v: m! f: ~1 q/ S 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 A% G7 ]: D* h/ S4 h2 E8 e
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + J8 L& N# [& y, L$ s
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 K# E: ~, t( |. a# z% P( o 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 I. m: I, U8 R9 S3 A4 W" o
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 3 b, L/ w, K! t& \% {3 U! n
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
4 c8 T: h9 s6 x 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
5 E4 s( \/ z+ f1 H5 B2 U; d- i8 ^7 g 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 & C( M. K g7 G- o
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
5 P- y! _- E/ v8 f5 f# @9 U$ h 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 1 W- x7 i" d1 _& F9 I3 ?2 T- K% L
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
, }' M! b# w, K+ q( p7 o* N1 X 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 4 R" t6 `# A9 Y. P
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 q& C7 o3 i2 Z) Z 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 ~: R& }( E- i. w! ^6 x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 3 k3 i) W. U, k
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) c$ K5 o3 K7 s/ d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 # Z' \# _4 {1 A: l. D
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
$ k! W) R& J) p9 z* \$ V2 a6 p 9、与本职工作有关的表格。
! A, k( ^# g, W 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' C# P0 k3 m, T2 S% f
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