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- f9 _6 Q) B2 e# ` 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 v$ X% { ~$ L8 f; T! ^/ _( ~0 w* C
做会议记录，写着写着笔没水了；
( {0 H& f- N$ L/ b" Y 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 a6 f, [1 L+ a7 F 用胶水时，找不到刷子； * e8 |6 A4 W! e0 H- D4 f4 g: W
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' o9 N Y9 I, H L* w 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 $ s1 t! R: a l
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 8 Y; X' {/ B: R# b1 I$ Z
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
& Q, _* j2 q6 Q- l. G0 _ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
+ G1 B6 Y8 B! [# @8 b1 J 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ b2 T) F. T ~ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / g- V+ ^9 i- ]. K& Y9 `. q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * Z% V, h" g8 {* M$ O X9 _
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. |1 M$ u. G& \# @* D7 e5 Q: \ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ( W' g9 Y: L2 L0 O& V
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
0 y, r; R& B( B: X9 K* ] 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 - E. b' G: X8 E0 U9 A, A
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , q [; b# ~) ] `
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ' T9 e7 ~) H9 r! L) t
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # R7 s5 p& _9 E1 }0 p
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 ]! r- f- B1 T+ k- z6 Y
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5 v' n8 y0 n" ]2 D/ B4 J) g) J
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 u8 S+ @& s, X6 }. r
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 / d) G" g/ A& M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ K/ e( S& i6 H2 Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 E- H" p$ z7 u 9、与本职工作有关的表格。 2 ] F/ l" k1 C/ X8 X: g
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。$ d: ~, z( J. G+ a ?4 q6 f# W
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