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7 H/ U! b! }2 C, C 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：3 s9 O+ T; H. e$ z e9 l
做会议记录，写着写着笔没水了； 7 b1 t7 y: A; M
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 O, M3 Y+ C: N L6 H1 z/ L. T0 i 用胶水时，找不到刷子； 0 G% d- o M" y" i' d0 E$ d4 Y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
& L! o& q, s. b7 e' ?: I+ y2 V) d 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 1 q6 m* U4 l* F* z. p6 D$ V6 _
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! |; ~1 e, U4 u
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 3 _- Z/ f- G- M* b
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
+ j+ `2 ?7 l' d+ q6 O7 w 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 5 `" [" ?5 k& {/ X) V2 _8 T
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 `# ~% A* U. T7 w* `* `" C7 ~
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 5 i6 h% s( X: j
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
N7 f, W1 n/ C* f 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ! ~/ z) h* _) T$ f- H8 @7 z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ X$ |0 f: n, Y/ W' Y U( J 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 h$ p2 h U7 @" c3 M% S- } 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 ^5 [' F1 D! d. { 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
q" m/ i$ B; B, j3 a# v$ R6 d 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 0 b" W; w! `! ?. e) [
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
3 M5 L8 K& a- u% _, H 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* Y& H( m" M2 {; O 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 N# R, |: Y& B% E. X
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
4 ]: ? j/ u H# j: }2 x 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 4 W$ q, [, Y/ b$ c" l+ w
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ W0 d6 m! o2 t+ F! x 9、与本职工作有关的表格。 % g2 b2 t( a1 c" ?- ~4 K
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。$ m6 j4 E' H- t$ G* \* F0 t0 k
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