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' b+ [6 w/ i( A2 z1 v+ G- F 一.总则 % x) o# o. u+ V( x/ ~7 c9 x
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
* ?+ ^$ ^$ h4 L, X 本办法适用于全公司各部门。
/ e9 c4 Y8 G* z& {* _% ?1 v( W 二.对外接待范围 " l2 @7 @3 a7 b
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
) O* Q% j/ t; E7 P! W 接待的对象分为内宾和外宾。 % R! q! g0 v" c. `
三.对外接待部门
: Q# R9 q8 H: D( g 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
$ r. B1 Y: K6 ~) Q! ?2 i1 K 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 - K) R4 l1 b( r* E8 F
四.对外接待原则
$ Z' q6 d2 z( c& m- B 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
: q, o% \: u+ [ Q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
- A S" `! U$ s# T& z2 d 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 $ J5 v+ ~- a |. ?& S4 o$ i7 [
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ Q1 s* o! k+ c# s" ?- q) \4 v. L 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
8 S! L9 w; ~, d 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 2 q. I6 t& C: V" E5 p' m
五.接待规格的确定。 ! B# i& R \" @6 f5 d% `
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ M2 t0 H' v F5 m4 N) |6 T* O+ t1 W
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
y& ^0 ^1 K1 A% d 六.接待礼仪
3 k* \( R: c* F 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
8 ~( Q3 j I% w3 T6 m 2.接待：主动起迎，问明来意。
: q4 _# v0 ^9 R4 _1 o 3.安排交谈地点：
9 B# I8 S3 c' n% @% n: @' w ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 r( ]- J4 z0 @
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； , R% K" K, P+ l3 x3 q& d W
⑶切忌让客人久候而无人问津。 4 e6 g a9 l/ n! \& K: g9 S
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 % P v5 B; c. p! L
七.引见。
' Y3 h/ S( @( }+ [; Y9 `! M4 e$ g# V 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
* X3 e5 ~) W# m% Z6 T- | 引见顺序；
0 w: J4 Q4 J& I6 r ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 2 Z, O m, P4 m* \+ \
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
G" r1 x3 P" H ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 1 `* _) c1 s! e3 N0 f
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 . q# t- ] h S
八.行路。 ; @( L/ W7 J2 u+ I$ r" v" W
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； $ B$ t3 L7 T! G
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
' [0 L& W5 R4 f% Z: [4 Z 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 p/ S' s4 V* I2 D" p
九.其他。
# M; i- v& |# @ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 0 L( _" I( l4 _# q' w) v- L& M# S
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
5 `# |0 e* e- v) v1 _' P 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
! O8 i1 h+ i. V. \% {' q( I 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
0 j; [; V7 Q) \: A. _* D3 O2 N: f/ \ ㈠接待内宾。 ; Y- ]0 F8 s7 g& L
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
/ R* ]% p4 I- m# i) q3 X 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& q4 }" ]; d* _9 V) v 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
- P2 F7 Q$ R5 O% J7 I7 f 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
& [( g7 b5 ?' F5 e 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 - K6 V8 t+ F$ s+ w1 J$ Q2 L6 r
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 5 H3 R" C' g% ^8 o9 g( ~ R$ ]* X- P
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
) {% L, X7 }4 l0 W" M7 w 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 F/ W; H3 K" y3 l4 l/ B
㈡接待来宾。 ! X) Y; a, B0 z( d
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 6 a0 B/ f/ ^/ a( Y4 z
迎送。
' r$ _5 N! U& |/ g 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 1 j) ^: _& k0 O, G
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ( s- i5 h" }2 t. x% V
会见会谈。
q6 ]! T* u7 P' K: z5 n: a, ^3 Q 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
9 N3 M+ B. ]2 U9 f% n 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 8 |2 g/ x( n( G" y3 Y w5 s0 @
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 9 g3 o% z( I4 n! e
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 % m: e4 Y8 N7 {7 H8 B. @
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
( K8 G& {( I) g* x5 _" u, P$ k 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
" F5 A2 F3 k% J( _8 e; Y% y 宴请。 1 H( S9 h: y7 s! g* K
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
# n3 }# f7 n9 x" u- l2 q; s B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 R9 l0 b# i, k7 q, k$ z
文艺晚会。
+ J9 I' J6 ^6 W+ B; m3 B' n 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
) x+ ^. [5 M i4 I* q# `& H6 m 参观游览。 & _6 o) |1 G6 K v. G. _
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
% p& B: K$ w3 U, k 接待标准 + y5 `0 v" |, z1 S, ^4 O" g
⑴用餐标准。
6 c; S+ u0 Q0 e' C 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
$ h7 W3 u9 ^. M" K, M9 x 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
1 l3 D* @- {1 ^5 M 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 . Y$ i$ D( U' U$ f' }5 k5 [+ \
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ; E) e* ?% X2 W. q! B4 g8 a
5、常客 员工标准
7 ]. l9 W9 p1 \8 {8 m (2)住宿安排。
+ Y3 A3 r% i2 K) g! Z 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
v3 M: k' C8 k 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 6 [) k: p% {, k( e6 v( _3 E
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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