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一.总则
% k) Y' p; Z' A+ r7 [ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ( x4 Y0 y" j1 Z5 a7 h# r
本办法适用于全公司各部门。 5 U; |- ?, U2 W5 X5 B" ]9 \9 b
二.对外接待范围
+ F7 N. m% S! u- m0 {/ n8 \5 K' V 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 7 A/ l+ @" A3 A U: w$ p+ P5 A/ h- |
接待的对象分为内宾和外宾。 5 u, C- x) g9 c- p6 B2 V' D8 y
三.对外接待部门 , f( C% l; H0 ~: h' Z* [
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
, G9 ?: C, `+ b# Q7 c7 V+ N 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . _! U( I, v9 K) Q( V
四.对外接待原则 ) {2 W0 n, T! @) N
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 S8 j0 l8 c* e% |3 W) ~
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 1 h5 K6 Z, M% W6 K: ^8 \7 I5 t
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
' h! b0 \& [/ C$ v/ @ r4 R 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ! ` K2 ?' `6 S
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
- D- b L7 }" J3 l" \5 w; L 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
7 t% S) l+ ]# A% P 五.接待规格的确定。
4 i) e" k2 o5 L' m, ` 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 % D9 _: r3 I1 i* U+ e5 P! d
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 f: C2 e7 m( Y1 a3 \2 J
六.接待礼仪
3 Q4 \+ T9 u3 R# h4 r+ [7 U5 w 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 + b& h3 T; z6 s: L: b
2.接待：主动起迎，问明来意。
% B( x$ b4 d3 s. P n N0 d 3.安排交谈地点：
& q. h5 J; C8 |" x1 O& d, t& D$ w' K ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
/ \/ b) h3 ~5 A8 f# ] ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 3 C) O' n; Y: u
⑶切忌让客人久候而无人问津。
+ W$ J9 A! s7 N ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 + g$ S2 `8 |/ N2 t
七.引见。 8 Q0 {& g9 S$ L' J2 [" b
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
$ P. |' u9 W7 C8 E* B) ~& E$ C4 r 引见顺序； ( q5 ~ ?1 Q. s6 [- D
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
S/ x2 \. E. a7 p' } ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 2 u/ l* b: s3 C, e4 G4 V7 A
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 1 s4 D1 Q3 s. m# g6 l) {: A
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
& \2 O* ]" C9 G _( U6 l( ~/ | 八.行路。 ' F1 s' }+ j# w% K
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； $ s! c5 Z/ D' Q& g! `1 I
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
; ?; C" U% W6 o 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 4 w0 H0 W7 R6 _# `2 [: [% ?8 R; u
九.其他。 # f3 a" Y# v$ \6 u
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； " b! \2 Q7 t7 O. D6 W! \2 L! }' o
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 5 J( C: p9 W5 W: ], p6 i; e
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
s0 H, k5 a* i H4 P, D7 R* ^ 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
5 a1 E8 ]* A0 N R+ H$ D: R ㈠接待内宾。 . n- v% n) p' ^: X4 r1 _6 o+ O
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 0 {7 ^1 ^! p7 s% t
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 3 k7 C5 Z! T$ H1 I/ a: p, i
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
6 c, Z+ ^ d; u% M0 U. F. S N: T 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
/ G, a/ x* D3 D' k- b$ D" \3 J 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 $ Q. \: V. k }: z/ J
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 # l6 m* M' ^1 u
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
* }- G0 |/ k* ]9 d& F" e 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
( m7 r s: s) _9 p/ a2 ~9 [; y# ~ ㈡接待来宾。 # Q2 P5 ~3 [! l
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
, v$ M3 {7 H% X3 V% h0 n 迎送。
- Q# s# ^' M2 u 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
+ m0 w) @# \& F% V& R 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ( @. f* N% c4 k. `
会见会谈。 . T% \$ x. ~4 D. z, P
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
/ j! O$ g! ]/ I* A, j* a6 o+ o 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
& D2 @9 C' o! M1 { 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
: }/ m) e# ?% j7 D# v! h; ^ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
[# v0 X; Q+ W% l 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
; J N* K- _* ]7 Q. p. H 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 * Z2 |+ Q( u0 ]) h* }1 r/ Q
宴请。 " f* T- D7 B0 m: R
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 0 i& a; B* g3 C h4 l8 A: G( r
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 $ y$ R$ Q9 l1 X9 \3 n
文艺晚会。
G7 i! F" z- Z" t+ v1 h3 ? 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 7 m. ~1 ^ O' C4 w+ Q
参观游览。
7 |% B% \5 C3 z+ \ 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
! E; t% y( }0 B 接待标准
+ W2 V& O, L/ n2 T( X) t7 J9 u ⑴用餐标准。
. V! e @1 s# O$ F 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 b8 ?/ U8 U1 [9 ^+ [, d6 ]) D 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
, I1 R( A- c5 f# w6 N 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & ~% ?! n, N; M W. |
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 u: B) K6 G* e" Z( Q
5、常客 员工标准 + ^' P K ^8 q2 l9 Y5 l. C
(2)住宿安排。 # D5 _2 q& f2 k w
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
$ ^" I; o1 G* \, d, L, X, M 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ; G f+ D& E0 P6 V& w' u4 w
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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